Далеко не все и не всегда задумываются о наиболее подходящем моменте для перехода на новую версию программ 1С. В большинстве случаев это происходит не подготовлено, что влечет различного рода проблемы. А между тем, вопрос то не так прост как может показаться. Есть множество факторов, которые нужно учесть для выбора правильного момента для перехода. Вот некоторые из них:

Регламентированный учет удобно вести с начала года

Если вы планируете в новой версии 1С вести регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый, персонифицированный и т.п.), то удобнее всего переходить с начала года. Это вовсе не означает, что в середине года перейти невозможно. Конечно, возможно. Но в этом случае следите, чтобы переход осуществлялся в начале квартала. Управленческий, оперативный, финансовый учет менее критичны к переходу с начала года.

Загрузка собственных специалистов текущей работой

От Ваших специалистов скорее всего потребуются дополнительные усилия для подготовки и запуска новой программы, поэтому желательно выбирать время, когда они заняты меньше - сезонные спады, интервалы между расчетами зарплаты (для зарплатных программ) и т.п.

Достоверность данных в старой системе

Очень распространенная ситуация, когда в торговой системе товарные остатки не соответствуют действительности и собственники не хотят переносить этот бардак в новую. В этом случае момент перехода может быть привязан к инвентаризации. Инвентаризацию в свою очередь тоже не всегда можно провести и для нее выбирается определенное время - опять таки сезонный спад, новогодние или майские праздники и т.п.

Доступность специалистов подрядчика

Если вы планируете привлекать к переходу на новую версию программы 1С специалистов подрядчика, то следует позаботиться об этом заранее. Поскольку большинство переходов делается с начала календарного года, у подрядчиков в это время аврал и все специалисты расписаны на несколько месяцев вперед.

Ориентация на бизнес цели и задачи

На самом деле, конечно же всё должно плясать именно от задач вашего бизнеса. Все другие факторы намного менее значимы.

Мы рассмотрели некоторые факторы, влияющие на выбор момента перехода на новую программу 1С. Однако, в большинстве случаев переходу предшествуют подготовительные работы, на которые тоже нужно выделить время. Давайте рассмотрим какие работы могут потребоваться:

1. Обследование текущей программы и бизнес-процессов вашей компании, которые так или иначе будут задействованы при переходе. Оно должно показать достаточно ли типового функционала новой программы, или нужны ее доработки, а также более тщательно спланировать задачи и расставить приоритеты.


2. Доработка новой программы 1С . На этом этапе кроме доработок функционала новой программы как правило еще разрабатывается механизм переноса данных из старой программы в новую.


3. Тестирование доработок на контрольных примерах. При этом сами контрольные примеры должен готовить заказчик по шаблонам, предоставленным Исполнителем.


4. Обучение пользователей новой программе 1С.


5. Подготовка к запуску . На этом этапе осуществляется перенос данных из старой программы в новую, установка новой программы на Ваших компьютерах и серверах, а также её первичная настройка.


6. Параллельная тестовая эксплуатация старой и новой системы . Этим этапом часто пренебрегают, но именно он гарантирует бесперебойную работу бизнеса и позволяет проверить новую программу в "боевых" условиях.

Как видите, заняться до перехода есть чем, поэтому мы рекомендуем обратиться к подрядной организации как можно раньше.

Мы уже несколько раз в своих публикациях поднимали тему перехода на новую редакцию 3.1 программ 1С: Зарплата и управление персоналом. Но вопрос до сих пор не теряет актуальности, т.к. многие организации осуществляют переход в течение года и в настоящее время только готовятся к переносу данных, ставшему обязательной процедурой в связи со снятием старых программ с поддержки. В каком-то плане, им даже будет немного легче, ведь уже известен перечень трудностей и сюрпризов, с которым успели столкнуться компании, перешедшие на новую версию ранее. О части из них мы расскажем в наших материалах.

Но перед проведением непосредственно переноса, который совершается из открытой программы новой редакции, очень важно правильно подготовить информационную базу (ИБ) старой редакции. Мы уже смогли убедиться на опыте – нельзя недооценивать процедуру подготовки, состоящую из нескольких этапов.

1. В первую очередь, надо провести в программе закрытие месяца: отразить в программе все начисления на переносимую дату и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам могут быть перенесены некорректно.
2. Далее создаем резервную копию ИБ старой редакции. О том, как это сделать, рассказывается в статье Создание копии базы - для чего это нужно и как это сделать . В качестве имени файла удобно указывать наименование программы и текущую дату, также желательно отметить этап, до/после которого делается копия. Например, ЗГУ 02.06.2018 после тестирования.
Эта операция абсолютно идентична для всех программных продуктов фирмы 1С.
Кстати, советую делать резервную копию перед каждым из описанных ниже этапов по переходу на новую редакцию - очень выручает при неудачных действиях (после которых, имея копию, можно будет восстановить базу до последних изменений).
Как провести восстановление при необходимости? Также заходим в Конфигуратор в раздел Администрирование – Загрузить информационную базу. Указываем путь к файлу резервной копии, выбираем его. На вопрос в диалоговом окне отвечаем Да.

В этом случае мы заменяем базу, которую открыли в Конфигураторе, той версией, которую загружаем. Так что для базы, подготавливаемой для переноса данных, желательно создавать отдельную папку в окне открытия программ 1С.

3. Теперь проводим удаление помеченных объектов, как рекомендуется в статье Как удалить документы в 1С

4. Следующим этапом снимаем проведение с документов позднее даты, на которую будем переносить данные, например, с 01.01.2018 или 01.06.2018.
Можно сделать это вручную или воспользоваться встроенной обработкой Сервис – Служебные – Групповая обработка справочников и документов. Этот этап надо выполнять осторожно и перепроверить потом даты всех документов начислений и выплат. Бывает, что взносы в фонды за месяц, например, март начислялись 2 апреля, и тогда с него снимется проведение и данные перенесутся с ошибкой в суммах взносов.
В открывшемся окне выбираем «Документы», потом в верхней табличке нажимаем кнопку «Добавить» и помечаем сразу все документы.

В нижней таблице проводим отбор позднее даты переноса и нажимаем «Отобрать».

Выбираем действие «Проведение документа» - «Снять» и «Выполнить».

5. На данном этапе для корректного перехода необходимо обновиться до самого актуального релиза Как обновить 1С . Единственное уточнение, что обновление рекомендую проводить все-таки через Конфигуратор. И дополнительно рассмотрим еще один из вариантов проведения данной процедуры, который возможен при условии быстрого интернета и наличии логина и пароля у пользователя.
Для этого также заходим через Конфигуратор, открываем конфигурацию, затем в разделе Конфигурирование – Поддержка – Обновить конфигурацию выбираем «Поиск доступных обновлений».

Здесь оставляем проставленными галочки как на рисунке, а именно – поиск обновлений на официальном сайте фирмы 1С. Нажимаем кнопку «Далее». Переходим в следующее окно, где прописываем наш логин и пароль для доступа к обновлениям. Если вы не знаете их, то необходимо обратиться в фирму, в которой приобретали программные продукты 1С. Они должны были зарегистрировать вашу программу на сайте 1С, создать логин и пароль для доступа и предоставить их вам.

6. Теперь проводим тестирование и исправление информационной базы. Описание содержится в статье Тестирование и исправление информационной базы 1С - что это такое и почему его обязательно нужно делать? Данную процедуру советую проводить с небольшим уточнением: на этапе проставления галочек поставить их как на рисунке, чтобы не тянуть лишнее в новую базу.

7. Теперь можно закрывать программу и переходить, непосредственно, к переносу данных, который осуществляется из новой информационной базы.

Вы работаете на 1с7.7? У вас используется типовая конфигурация? Или сильно доработанная? Автоматизация бизнес-процессов за много лет уже отлажены?

Даже при переходе на «1С: Предприятие 8.2" с других программ для ведения учета, например, с "БЭСТ», «Парус», «Инфо-Бухгалтер», имеет ряд особенностей. В том числе они существуют и при переходе на новую платформу в самой 1с. Не следует принимать на веру утверждение, что переход на новую 1с - это лекарство от всех болезней в учете предприятия. Чаще всего это не соответствует действительности. Необходимо реально на примерах протестировать возможности программы и ни в коем случае не верить рекламе. Демонстрация реальных баз данных и примеров смоделированного учета может помочь в этом. Отличия в принципах подхода могут быть катастрофично различными.

В этой статье рассмотрим вопрос, а стоит ли переходить на новую платформу 1с?

Довольно сложный вопрос. В целом предприятие тратит достаточно много ресурсов на проработку и автоматизацию своих бизнес-процессов, что любое вмешательство может повлечь за собой необратимые последствия. В целом, переход с любой программы на другую, достаточно болезненный для всех пользователей момент. Ни одного раза не проходило это безболезненно. Сам переход влечет во всех случаях какие-то финансовые потери. Да, да. Именно финансовые. При любом переходе возникают вещи, которые почему-то не учли, которые возникают с неожиданной стороны.

В бытность запуска на одном предприятии конфигурации Управление производственным предприятием (УПП 1.3), в процессе запуска был проведен анализ на примерах как происходит закрытие месяца и распределение затрат. Все, казалось на тот момент, было нормально. Но как показала практическое применение, то оказалось прото все совсем наоборот. Скажете, что внедренец не опытный попался? Или человеческий фактор? Возможно, все в одном комплексе. Но проанализировав всю проделанную работу, можно с уверенностью сказать, что причина в другом.

Все было запротоколировано досконально. Каждую неделю разработчик-внедренец представлял отчет заказчику и каждую неделю обнаруживалось что-то новое. Удручающе выглядело то, что в программе в типовой конфигурации находились ошибки. Но одно - наличие этих ошибок, и совсем другое - наличие механизмов их поиска и контроля. Так вот этих механизмов совершенно не оказалось. Достаточно простой вопрос, как проверить расчет по средневзвешенной, поставил в тупик. Ведомость по партиям этот ответ не дает. Вернее можно конечно сохранить отчет в Excel-е и там проверять. Но почему это в самой программе не предусмотрено? Самое интересно, что и на сегодня таких инструментов мы не можем найти в типовых конфигурациях. Если они и существуют, то они нам не давали простых ответов. Приходилось изобретать собственные инструменты. Но пока их искали и разрабатывали, были сданы отчеты за пару кварталов.

Конечно, виноват внедренец. Он понадеялся на то, что в типовой конфигурации все это должно работать как часы и необходимо только наладить удобство ввода данных, помочь в заполнении справочников и научить как правильно вводить документы. Только объем информации настолько оказался огромным. Таким огромным, что количества итераций в расчете себестоимости просто катастрофически не хватало. Очень долго искали проблемы ввода данных. И получилось так, что помочь в заполнении справочников, документов - помогли. Но это не гарантировало правильность закрытия периода. Ошибок все равно оказалось настолько много, что правильно рассчитать себестоимость сразу не удалось. За всеми пользователями не уследить. А если еще и на предприятии используется множественность видов учета, многофирменность. Когда у одного подразделения должно быть одно заполнено, у других другое. В одной организации должны вестись такие-то счета учета, а в другой свои номенклатурные группы. Инструментов типовых по контролю за введенной информацией нет.

В конфигурации было много установлено «заплаток» заполнения данных по-умолчанию, каких типовыми механизмами не возможно установить. Но и это не помогло. После закрытия нескольких кварталов (!) суммы почти не вызывали сомнений, что посчитано судя по всему правильно. Однако, мы увидели по нескольким номенклатурам непонятные отклонения и решили проверить, а насколько правильно считаются эти средневзвешенные цены. И сильно удивились, что они катастрофично посчитаны не верно. Катастрофой было то, что отчеты за два квартала были сданы, инструментов по проверке не достаточно или совсем нет, требуется полный пересчет себестоимости, при котором отчетность резко меняет показатели.

При этом программа совершенно бесполезно спрашивает каждый раз вещи, которые может быть и важны при заполнении первичных данных, но контроля это не добавляет.

Вот яркий пример. Почему в документах постоянно спрашивает пользователя при установке галочки «Отражать в бухгалтерском учете» в документе реализация товаров «Перезаполнить счета учета или нет?». И это при каждом нажатии! Мало того, что это раздражает, так еще все равно возникают ошибки в их указании. Один пользователь завел номенклатуру, другой не указал в настройках указания счетов по-умолчанию, а в документах тогда что фигурирует? Проходит месяц. Пытаемся закрыть месяц, а счета учета не те! В нескольких тысячах документов!!! В каждый заходить и устанавливать галочку? Это ж чокнуться можно. Даже групповые обработки не спасают. Все равно полностью ведь пересчитывать все и вся. Скажете, что в самом начале не правильно определено административным путем, кто, что должен заносить в справочники? И будете правы. Но, тем не менее, сколько бы не бились над этим административным путем, ошибки как были, так никуда и не уходили. А вот механизм установки их по-умолчанию при записи документа, сразу дает результат. Не дается на откуп пользователю вводить эти данные, они устанавливаются автоматически. Ругать пользователя? Наказать его? А если до отчетной даты сдачи отчета по прибыли остается 5 дней? Лучший способ - предотвратить.

К чему мы именно указали именно этот пример? К тому, что таких «заплаток" в базе установлено в нашем случае около полутора тысяч. Как считаете, это в новой программе все будет учтено? Ничего не забыто? А если конфигурация будет резко отличаться от способов ведения учета? Допустим Управление торговлей 10.3 и 11.0. Это ведь по-сути совершенно принципиальное имеет отличие. Схожесть может, и найдем в пару сотне случаев, а в остальном на грабли будем уже новые наступать. Так как считаете, стоит ли переходить на новую конфигурацию?

Прежде всего, следует детально проработать текущие бизнес-процессы, а затем уже определятся с необходимостью перехода. Причиной для перехода может послужить неудовлетворенность в работе текущей программы (например, постоянные блокировки, плохая скорость работы). Лучше составить общую таблицу с определением плюсов и минусов текущей программы и новой конфигурации, необходимо оценить работу уже имеющегося учета, все достоинства и недостатки системы. Если действительно разница будет существенной, то тогда стоит рассматривать. А вот, если в работе никаких сложностей не возникает, программа стабильно работает, оправдывает себя, то вероятнее всего и не стоит на данном этапе заниматься ее заменой. Лучше проблемы устранить в текущей программе.

А вот при регистрации нового предприятия, когда только начинается работа. Тут как раз не будет существовать такого анализа между старым и новым. Возникнет только анализ между новыми конфигурациями.

Вывод

Новое не всегда лучше старого. Сам переход потребует больших финансовых и человеческих затрат. Просчитать стоимость перехода совершенно не представляется возможным ввиду того, что в любом случае возникнут непредвиденные обстоятельства и потребуется еще дополнительные средства. Нужно быть готовым к этому и самое главное понимать, что этого не избежать.

Фирма "1С" довольно тки часто меняет платформу, а следом за ней и разрабатывает новые конфигурации. Хорошо, если она продолжает их технологическое сопровождение. Но, по-большей части, это слишком затратно становится и с поддержки конфигурация снимается. Таким образом, фирма "1С» стимулирует переход на новую платформу. Здесь получается совсем не хорошая картина. Предприятия, которые постоянно модернизирует собственные наработки с помощью заказов разработчикам, остаются с чем? С тем, что конфигурации будут не поддерживаться?

Даже при этих условиях, жизнь показывает, что конфигурации остаются в работе на очень долгое время. На сегодня многие продолжают работать на платформе 1с7.7. Покидать платформу 1с8.2? А насколько существует потребность в переходе на 1с8.3 - этот вопрос необходимо тщательно проработать. Если действительно это ускорит работу пользователей, то тогда, видимо, стоит. Поддаваться настроениям моды мы никому не советуем.

А для вас переход на новую конфигурацию будет безболезненным? Вы действительно находите вещи в новых конфигурациях, которые ускорят работу пользователей или помогут в вашем нелегком учете?

ИМЕЮТСЯ ПРОТИВОПОКАЗАНИЯ. НЕОБХОДИМО ПРОКОНСУЛЬТИРОВАТЬСЯ СО СПЕЦИАЛИСТОМ

Перед тем как перейти на 1С, нужно, в первую очередь, понять зачем это нужно. Все-таки вы привыкли работать с другим ПО, и оно вас устраивает. Правда, в этом умозаключении есть одно «но»: чтобы бизнес стал конкурентоспособным, он должен развиваться, эволюционировать и опережать конкурентов.

Причем здесь 1С? Очень просто, ваши рыночные оппоненты уже давно поняли преимущества распространенной программы в РФ и применяют их для улучшения своей работы. А вы? А вы этого скорее всего не делаете.

• если у вас несколько юридических лиц, то вы можете вести учет в одной программе
• тот же плюс и при применении различных систем налогового учета - бухгалтер может формировать отчеты и рассчитывать налоги в одной базе
• с помощью 1С легче соблюдать положение по бухгалтерскому учету 18-02
• вы можете вести учет товаров по партиям
• 1С справляется с огромными массивами информации быстрее, и бухгалтерия формирует отчеты, тратя меньше времени, чем при работе с другой программой

Вывод таков: при работе с 1С у сотрудников уйдет меньше времени на рабочие процессы, а систему они смогут настроить под себя.

Какие еще «примочки» предлагает производитель 1С для бухгалтеров?

• вы сами имеете возможность настроить столбцы, кнопки и иконки интерфейса программы
• 1С в автоматическом режиме выстраивает рабочие документы
• ПО собирает нужную для пользователя информацию в одном окне
• сервис проверит отчет, сформированный для налоговой, и порекомендует правки, которые стоит внести в документ
• при заполнении данных контрагента вы не ошибетесь - программа этот вопрос контролирует
• форму отчетность бухгалтер настраивает по собственному желанию благодаря специальному инструментарию
• пользователи распределяют побочные расходы по своему усмотрению

Благодаря столь внушительным преимуществам программой пользуются всё больше компаний. И даже в том случае, если вы выбрали для начала работы другое ПО, то всегда можете перейти на платформу 1С.

Правда, переход с 1С на другую программу весьма сложен, впрочем, как и смена одной конфигурации «1С:Предприятия» на другую.

Поэтому при этой операции правильнее будет обратиться к специалисту, чем пытаться самостоятельно переустановить программу.

Помощь позволит осуществить переход без остановки работы предприятия и без программных ошибок, которые вполне могут испортить жизнь не только бухгалтерии, но и всей компании.

Как осуществить переход на 1С с других программ?

Чтобы перенести учет компании на иное ПО необходимо не только установить новую программу, но и перенести существующие данные за предыдущие периоды из старого программного обеспечения.

А для того, чтобы процедура прошла без потери информации нужно составить определенный порядок действий и неукоснительно выполнять его последовательность. При этом для конкретного предприятия нужно создать свой план перехода, потому как универсального решения не существует.

Какие нюансы влияют на последовательность действий при переустановке ПО?

1. Старт работы на новом ПО
2. Необходимость настройки конфигурации под ваши нужды
3. Важность переноса операций за предыдущие периоды на новую базу

Именно поэтому есть множество вариантов развития ситуации при смене программы. Сейчас мы разберем каждый из них.

Переход на 1С с 1 января и со сведенными остатками

Этот вариант - идеальный для плавной смены ПО. Но он встречается крайне редко, поскольку в этом случае нужно, чтобы все операции предыдущего года были завершены: например, получены счета-фактуры с контрагентов, сведены цифры в отчетах, рассчитаны налоги и иные платежи. Как вы сами понимаете, такая ситуация случается редко, все-таки обычно поставщики и клиенты начинают сверку в последних числах января и только в это время удается собрать все «хвосты».

Но тем не менее в небольших компаниях он применим. Поэтому программисту остается только сменить конфигурацию и перенастроить под нужды компании. Далее вы просто переносите данные из справочников и со счетов юрлица в новую базу и можно работать.

Другие ситуации уже требуют особого подхода. Например, такие как:

1. Смена ПО с 1 января, но с оставшимися «хвостами» с предыдущего периода. В этом случае, программисты предлагают вести учет параллельно в двух программах и постепенно переводить работу предприятия на новую платформу. Задача, которая стоит перед бухгалтерией - свести остатки в старой программе и постепенно перевести сведенные цифры на только, что установленную.

2. Переход на 1С в середине отчетного периода. В подобной ситуации лучше все-таки начинать процесс с нового квартала или первого числа месяца, для сохранения корректности учета. В новое ПО переносят данные с прошлых периодов и с текущего года, а также операционные процессы за нынешний период. Поскольку объем данных большой, лучше уточнить у программиста сервис для переноса данных.

3. Свод данных из разных баз в единую систему. Бывают ситуации, когда учет каждого юрлица ведется в отдельной программе, такой вариант неудобен ни вам, ни сотрудникам, поэтому назревает решение перевести информацию с разных баз на одну платформу.

И это далеко не весь перечень случаев перехода на другую учетную программу, поэтому важно проанализировать конкретный случай, составить список действий и четко следовать ему. При этом ваши сотрудники принимают непосредственное участие в процессе, а значит, исполнитель обязан суметь координировать общие действия так, чтобы программа была установлена корректно, перенесены необходимые данные и сформированы правильные остатки. Помните, что от успеха этого предприятия зависит работа вашей компании.

Почему такое случается?

Для того, чтобы программный продукт оставался полезным для вас Фирма 1С постоянно вносит обновления, добавляет новые возможности, учитывает ваши пожелания.

Но наступает момент, когда новые решения невозможно воплотить в старой редакции. Для реализации всех новых механизмов и возможностей разработчики создают "новый формат" программы и прекращают поддержку предыдущей версии.

Как узнать о выходе новой редакции?

А также на нашем сайте или из нашей информационной рассылки по электронной почте.

информационная
рассылка

Что значит «прекращена поддержка»?

Прекращение поддержки означает, что программный продукт не будет соответствовать новым изменениям в законодательстве, не будет развиваться дополнительный функционал, а значит, ведение учета в программе будет неверным, сдача отчетности из программы будет невозможна и многие удобные возможности не будут использованы.

Когда нужно переходить?

Фирма 1С заранее предупреждает о грядущих изменениях, и у пользователей программ есть год, а то и больше. Лучше всего планировать переход на новую редакцию заблаговременно – это поможет вам полноценно освоить новую программу, без спешки разобраться во всех тонкостях ведения учета, обучить сотрудников и без паники приступить к работе в новом отчетном периоде.

Как переходить?

Возможны разные варианты перехода – при желании пользователь может сделать это самостоятельно, скачав на сайте 1С необходимое обновление (дистрибутив). А можно воспользоваться помощью специалистов. Каждый из вариантов имеет свои особенности. Самостоятельный переход подходит не каждому, поскольку есть большая вероятность перенести не все данные, либо перенести некорректно, получить много ошибок и совсем запутаться. Переход с помощью специалиста гарантирует качественный перенос данных, кроме того, при возникновении вопросов всегда можно обратиться за помощью.

Сколько это стоит?

Стоимость зависит от многих факторов:

• типовая или доработанная конфигурация 1С;
• количество информационных баз данных;
• объем переносимых данных;
• корректность ведения учета пользователями;
• соблюдение методологии ведения учета.

Наши менеджеры рассчитают оценку стоимости перехода, исходя из условий конкретно по вашей организации.

Что будет, если не переходить на новую редакцию программы?

Как уже было сказано выше, программа, оставшаяся без поддержки, перестает быть актуальной.

Вы по-прежнему сможете использовать программу, но при этом не будет происходить обновление форм регламентированной отчетности, изменение государственных значений, в связи с чем составление отчетности вызовет большие затруднения.